Årskongressen 2020

Återbetalning av årskongressavgiften

BTF ersätter för anmälningsavgift till inställd årskongress för de som önskar

Hur? För att få ersättning behöver du skicka begäran till btf.kansli@gmail.com. Glöm inte att specificera vilka avgifter (kongress och/eller pre-congress workshop och/eller middag) som du var anmäld till! Meddela oss även om du är medlem i föreningen eller ej. 

Din begäran om återbetalning behöver inkomma senast den 5 april. Merparten av återbetalningarna kommer att administreras efter detta datum. Vi ber om er förståelse och ert tålamod! Den inställda kongressen har inneburit en administrativ utmaning för BTF, som ju är en ideell förening och inte har en stor personalstyrka att falla tillbaka på. Om Du redan har mejlat kansliet avseende återbetalning och om du har mottagit ett kort svar om att styrelsen bereder frågan, behöver Du inte höra av dig på nytt. Din begäran har noterats.

Det finns ett antal medlemmar som aviserat att de avstår från inbetalda avgifter. Till er riktar styrelsen ett varmt tack!

Varför ersätter BTF för inställd årskongress?

Vi vill värna om våra medlemmar! Ekonomin i föreningen är god och vi har en likviditet på 1,2 miljoner kronor som har byggts upp under flera år. Det känns rimligt att kunna återgälda medel till de som begär detta. Det finns inget självändamål med att föreningen ska ha en stor buffert och detta är ett läge där styrelsen väljer att ta denna i anspråk. 

Ett meddelande går ut med denna korta information på listan, hemsidan och på Facebook. För lite mer fördjupad information kan man fortsätta att läsa nedan, men annars är det huvudsakliga budskapet att det går att begära ersättning om man så önskar.

Hur är föreningens ekonomi?

Som man kan läsa i verksamhetsberättelsen var föreningens beräknade resultat för räkenskapsåret 2019 ett överskott på 37.488 kronor. Budgetmålet för 2019 var -2975. Resultatet innebär att vi nått budget för året. Det finns inget egenintresse i att föreningen ska generera ett överskott över tid då vi är en ideell förening men att ha balans mellan inkomster och utgifter är önskvärt för att föreningen ska kunna existera och bedriva stadgeenlig verksamhet. Förra årets resultat ger stabilitet, och balanserar väl mot föreningens behov av att bryta senaste två årens minusresultat och sjunkande medlemsantal. Medlemsintäkterna har ökat med 10% jämfört med föregående år. Förra årets intäkter från årskongressen i Stockholm ökade med ca 60 % jämfört med föregående år vilket till största delen berodde på intäkter från workshop, men även pga fler årskongressdeltagare. Överskottet uppgick till 176.400.

Hur stor är förlusten?

BTF har utgifter i samband med den inställda kongressen som totalt uppgår till knappt 190.000 kronor för vilka det nu saknas motsvarande intäkter. Detta är alltså den ekonomiska förlust föreningen erfar. Till största delen handlar det om kostnader för lokaler.

Hur hanterar BTF förlusten?

Styrelsen vidtog redan under 2019 en rad åtgärder för att minska föreningens kostnader, främst avseende redovisningstjänster. Bland annat har kanslistens arbetsuppgifter utökats, ekonomiska rapporter görs kvartalsvis istället för månatligen och årsbokslutet görs som s.k. förenklat årsbokslut. Förändringarna trädde i kraft under kvartal 4. Tillsammans med den nya hemsidan förväntar sig styrelsen ytterligare kunna sänka kostnader för redovisning och administration under 2020. 

Utöver detta så tar vi ytterligare en runda med våra leverantörer för kongressen för att se ifall det går att få ner utgifter. Dessutom kontaktas våra sponsorer gällande deras bidrag. 

Bakgrunden till beslutet att ställa in årskongressen

För de som fick beskedet om inställd workshop och sedan inställd årskongress kan man ställa sig frågan ifall det inte hade kunnat förutses eller hanteras annorlunda. För att ge en inblick i dygnen som föregick beslutet kan en liten “logg” över styrelsens och årskongressgruppens förehavanden kanske vara behjälplig.

Onsdag 11/3: Det börjar alltmer talas om corona, men ännu har inget har gått ut om begränsningar som kan påverka årskongressen. Vid lunchtid är ordförande i full fart med att dela upp saker som ska transporteras från kansliet i Stockholm ner till Linköping och första lasset går ner. Efter lunch kommer signal från årskongressgruppen om att föreläsare från KI meddelat att arbetsgivare inte tillåter dem att resa till kongressen. Vi konstaterar att det blir ett decimerat program, men fortfarande genomförbart. Så vid tvåtiden får ordförande definitivt besked om att Maria Bragesjö är en av dem som inte tillåts åka ner och uppenbart att workshop behöver ställas in. En del kontakter tas för att resonera om detta och kl 16 går besked ut om att workshop är inställd under morgondagen och att vi avser uppdatera om det övriga programmet. När klockan närmar sig 18 ger Gerhard Andersson signal om att allt fler återbud ges från föreläsare och att det är osäkert ifall deltagare kommer att få åka. Kontakt tas med Konsert & Kongress samt Scandic hotell om de lokaler och förtäring som har beställts.

Vi bestämmer ett möte mellan årskongressgrupp, ordförande, kassör och kanslist kl 21 efter att ha inhämtat den senaste informationen från myndigheterna. Myndigheterna går ut med att evenemang med fler än 500 personer inte tillåts. Således fanns egentligen inga restriktioner för årskongressen som hade drygt 100 personer anmälda, men där nu sannolikt färre skulle komma. Dock var nu programmet så decimerat och osäkerheten om hur många som skulle dyka upp ledde till beslutet var att ställa in kongressen. Årsmötet diskuterades, men i detta läge prioriterades att inte fördröja information om inställd årskongress. Besked gick ut om att årskongressen var var inställd. 

Torsdag 12/3

Ordförande har flitig kontakt med kassör, årskongressgrupp och revisorer. Tar kontakt med Bengt Westling angående årsmöte och motion. Vi kommer fram till att hellre ordna med ett ordinarie årsmöte där man bordlägger motionen och att nya styrelsen kan utlysa en extrastämma längre fram. Men när ska årsmötet bli och hur ska man ordna kallelse till detta ifall tid och plats ska ändras? Ordförande kommer fram till att det nog ändå är bäst att ha det på plats som tänkt i samråd med revisorer och kassör.  Ett extrainkallat styrelsemöte sker på kvällen kl 20. Där fattas beslutet att årsmötet blir av. Ordförande skickar ut information till listan och informationen går sen ut på alla kanaler dagen efter. Alla som önskar ersättning uppmuntras att höra av sig till kansliet för att vi ska få en bild av hur omfattande denna post blir. 

Fredag 13/3

Eftersom vi har fått besked från Scandic att de inte ger någon återbetalning av kongressmiddag får Sara Herring från årskongressgruppen den goda idén att det är bättre att nyttja så många kuvert som möjligt än att helt avblåsa denna. Sålunda går den informationen också ut. Ordförande beger sig ner till Linköping och anländer till årsmötet där Håkan Wisung galant håller i mötet. Efter avslutat möte var vi 15 deltagare på den middag som skulle ha hållits för 62 personer. En fin liten stund i allt det sorgliga.

Lördag 14/3

Det konstituerande mötet för den nya styrelsen hålls som planerat, men på länk.

Veckan som följde har mycket kontakt varit mellan årskongressgrupp, ordförande, revisorer för att få en bild av förlusten och ställningstagande till hur vi ska hantera denna. Ett extra telefonmöte för styrelsen hölls torsdag 19/3 och därefter togs ett beslut per capsulam om ersättning.